O sistema de gestão é uma ferramenta que vai muito além das questões operacionais, deve ser encarada como uma ferramenta analítica para resultados.
Existem alguns fatores que podem atrapalhar o desenvolvimento de uma empresa, entre eles estão a falta de controle e a morosidade nos processos pela falta de um sistema de gestão.
Para solucionar esses problemas é necessário que a empresa adote um sistema de gestão, pois além de todas as exigências legais que são atendidas por um software, ele pode e deve auxiliar muito na gestão e desenvolvimento do seu negócio.
No entanto, as opções no mercado são inúmeras e a escolha nem sempre é uma tarefa fácil. A implantação de um sistema de gestão pode se tornar uma experiência traumática para o empresário se alguns pontos não forem avaliados antes da aquisição.
Pensando em auxiliar o empresário nessa escolha, relacionamos alguns pontos que são importantes e devem ser levados em conta no momento da aquisição de um sistema de gestão.
Esteja ciente do que sua empresa precisa
Muitas vezes o trauma já começa na falta de direcionamento das necessidades. É muito comum que o empresário entenda a necessidade de implantar um software de gestão, mas desconhece exatamente o que precisa e acaba dependendo de opiniões vindas dos próprios vendedores.
Procure observar o nível de dificuldade para implantar
Muitos sistemas de gestão são muito completos e proporcionam excelentes resultados, mas muitos deles são de extrema complexidade e aquilo que deveria ser uma solução para sua empresa acaba se tornando outro problema. Não há software que funcione sem que seja alimentado de forma completa e adequada, mas é preciso ter agilidade na alimentação de dados e isso impacta muito na implantação.
Entenda a importância de suas informações e priorize a segurança
As informações armazenadas em um sistema de gestão funcionam como um raio-x da saúde da sua empresa. Portanto, perdê-las ou tê-las comprometidas por algum tipo de ação, intencional ou não, deve estar fora de cogitação. Procure conhecer bem as regras de segurança contidas no sistema, na infraestrutura necessária e, principalmente, a gestão do backup (cópia de segurança).
Verifique se o sistema de gestão permite implantação gradativa
Um fator de grande importância é entender qual a escalabilidade do sistema, ou seja, ele poderá acompanhar o crescimento de sua empresa? Algumas vezes o sistema de gestão ofertado está além das suas necessidades naquele momento, tornando-se uma solução grande e cara demais. Por este motivo alguns empresários optam por soluções mais simples, porém quando a empresa se desenvolve é necessário mudar a solução.
E a troca de um sistema de gestão pode ser bastante complexa, ocasionando muitas vezes atraso nos processos e consequentes prejuízos. Por isso é importante verificar se o sistema pode ser implantado de forma gradativo e crescer junto com sua empresa, sem que haja necessidade de migrações traumáticas.
Assegure-se que haverá suporte adequado
Conheça bem a empresa com a qual pretende selar negócio, pois esta é uma relação comercial que deve durar muitos e muitos anos. Conhecer a carteira de clientes, a expertise dos profissionais, o tempo de mercado da empresa e a capacidade de atendimento é imprescindível para que os resultados sejam sempre os melhores possíveis.
Por fim, convença-se que a decisão de implantar um sistema de gestão é importante para o desenvolvimento de usa empresa e conscientize seus colaboradores sobre essa importância, buscando amparo operacional para que os objetivos sejam alcançados.
Algumas implantações podem acabar sendo fracassadas por única e exclusiva falta de comprometimento da equipe. Assim, é importante que haja grande interação e empatia entre a sua equipe interna e a equipe de implantação. Se a empresa de software não tem uma política clara sobre isso, tente promover isso você mesmo e certamente a implantação terá resultados surpreendentes.
